مميزات برنامج تيمز (Microsoft Teams)، أهميته وطريقة تفعيله

برنامج تيمز هو تطبيق أخرجته شركة مايكروسوفت في عام 2017، وذاع صيته في الأعوام الأخيرة بسبب جائحة كورونا. يعتبر برنامج مايكروسوفت تيمز من أهم برامج التواصل عن بعد على المستوى الشخصي، العملي والمدرسي وذلك بسبب جودته العالية وسهولة التعامل معه، مما يسّر على الناس التواصل بصورة أفضل وبشكل أسرع.

ميزات برنامج مايكروسوفت التيمز Microsoft Teams

1. اتصالات مبسطة

يعدّ الاتصال الفعّال بين أعضاء الفريق أمرًا بالغ الأهمية لنجاح أي الشركة أو عمل تود القيام به. كل شركة تعمل على هيكلة الفرق فيها بطريقة تناسب بيئتها وهدفها المنشود. وبالتالي، يعملون على إنشاء قنوات على مستوى الشركة تغطي مشاريع أو مواضيع أو أحداث مختلفة. أيضًا، قد يرغبون في إنشاء قنوات ممتعة وغير رسمية تشجع على تفاعل الموظفين الودية وتساعد في تعزيز ثقافة الشركة. عند استخدام تيمز Teams لعملك لأول مرة، فإن ضمان وجود قنوات محددة سيمنح مؤسستك أساسًا قويًا لتشجيع التعاون بين موظفيك. لتجنب التحميل الزائد للمعلومات، تتيح Teams للمستخدمين اختيار القنوات المناسبة لهم والتي يريدون "إخفاءها" حتّى لا يتلقوا التحديثات. سيساعدك قضاء الوقت مع كل موظف أثناء الإعداد للتأكد من أن لديهم القنوات الصحيحة التي تم إعدادها على تبسيط الاتصالات. يمكنك أيضًا اختيار قنوات "حرجة" حيث يتلقى جميع الموظفين إشعارات حول التغييرات المهمة أو الأحداث العاجلة التي تتطلب الانتباه.

2. عدد أقل من رسائل البريد الإلكتروني

مع Microsoft Teams أصبحت قائمة البريد الإلكتروني الطويلة شيئًا من الماضي. سيتذكر الكثير منا الأيام التي يمكن أن تؤدي فيها محادثة عبر البريد الإلكتروني إلى ظهور مناقشة أخرى كانت خارج الموضوع تمامًا. باستخدام Teams، يمكن إجراء المحادثات بطريقة منظمة وبسيطة. يمكن لأعضاء المجموعة إرفاق المستندات بسهولة في قسم "الملفات" بالمحادثة. وبالنسبة للأسئلة التي تتطلب إجابة سريعة وقصيرة، فإن خيار الدردشة مثالي لذلك.

3. استجابات سريعة وتجربة أفضل للعملاء

اعتاد الموظفون والعملاء على الحصول على الخدمات مباشرة عند الطلب وتلقي حلول سريعة للمشاكل. من خلال طرق الاتصال المبسطة والتفاعلات المباشرة في نفس الوقت عبر الدردشة، يمكن لموظفيك تسريع عملية اتخاذ القرار وأوقات الاستجابة. يسمح ذلك للمؤسسات بتنفيذ التغيير بشكل أسرع، والأهم من ذلك، يمكّنك من تقديم تجربة أفضل للعملاء.

4. ابق على اتصال في أي مكان وفي أي وقت

ارتفع عدد مستخدمين Teams بشكل كبير خلال الجائحة. على الرغم من إصدار Teams في عام 2017 لمنافسة Slack، إلا أن قدراته المتنوعة جاءت في المقدمة عندما أصبح العمل الجماعي عن بُعد هو السائد. أصبحت الهواتف المكتبية الثابتة فجأة و بين عشية وضحاها زائدة عن الحاجة. مما أجبر الشركات إلى إيجاد حل يمكّن موظفيها من الاستمرار في إجراء المكالمات وحضور الاجتماعات والتعاون والبقاء على اتصال بغض النظر عن الموقع ودون الحاجة إلى تثبيت بنية تحتية مكلفة. قدمت Microsoft Teams للشركات منصّة يمكن الوصول إليها عبر مجموعة متنوعة من أجهزة Windows و Mac iPhone / iPad و Android. يحتاج جميع الموظفين إلى بيانات اعتماد تسجيل دخول الشركة واتصال بالإنترنت وتطبيق Teams للتواصل من أي مكان وفي أي وقت.

5. استضف اجتماعات أكثر ذكاءً

قد يكون التحضير للاجتماع أمرًا صعبًا في أفضل الأوقات ولكنه قد يبدو أكثر صعوبة عند العمل من المنزل. يجعل برنامج تيمز الأمور أكثر بساطة. تتم مزامنة تقويم Outlook و Teams بشكل مثالي، مما يعني أنّك لست بحاجة إلى مغادرة تطبيق Teams عند حجز الاجتماعات. يمكنك بسهولة جدولة الاجتماعات والبدء في مشاركة جدول الأعمال والملفات وأي ملاحظات قد تحتاجها. يمكنك أيضاً اختيار استضافة اجتماعات فيديو كأنك جالس على طاولة الاجتماعات من أريكة منزلك أو حتّى عبر الصوت فقط. في كلتا الحالتين، لدى Teams بعض الأدوات والميزات الرائعة أثناء الاجتماع، مثل القدرة على تسجيل جلستك أو الدردشة أو مشاركة الشاشات أو تدوين الملاحظات.

طريقة التشغيل و التفعيل

في البداية، يجب التأكد من تنزيل اخر إصدار للبرنامج عن طريق موقع تيمز/ مايكروسوفت، وبعد التنزيل، يجب عليك التأكد من تسجيل الخروج من أي حسابات تابعة لمايكروسوفت قد تكون مفعلة.

1. قم بعمل حساب على الموقع التابع لشركة مايكروسوفت واختر التسجيل المجاني (ملاحظة: يتوفر أيضا باقات مخصصة تشمل عدة مزايا للمنزل وللأعمال تبدأ أسعارها من 6.99 دولار/شهريا).

2. أدخل بريدك الإلكتروني والذي سوف يتم استخدامه بشكل دائم للتسجيل عبر برنامج تيمز في المستقبل ثم اضغط على متابعة.

3. في الصفحة التالية، حدد ما هو سبب استخدامك لرنامج تيمز، وتشمل ثلاث خيارات، للمدرسة، للأصدقاء والعائلة أو للعمل.

4. (ملاحظة: إذا اخترت للمدرسة، فسوف يتم توجيهك لإدخال البريد الإلكتروني الخاص بالمدرسة وذلك للتأكد من أهليتك للتسجيل، أما في حالة اختيارك للأصدقاء والعائلة، فسوف يتم مطالبتك بإدخال حساب سكايب Skype)

5. في حال اخترت للعمل، فسوف يتم توجيهك مباشرة للصفحة التالية.

6. سوف يتم في هذه الصفحة التأكد من معلوماتك والمصادقة عليها عن طريق بريدك الإلكتروني، رقم هاتفك أو عن طريق إدخال كلمة المرور.

7. في الصفحة التالية، قم بإدخال إسمك والمعلومات الأخرى المطلوبة، ثم انقر فوق إعداد تيمز (Teams)، قد تستغرب العملية بضع دقائق، كن صبورا.

8. أخيرا، سوف يطلب منك الموقع تنزيل البرنامج مجانا على سطح المكتب أو الجهاز الذي تستخدمه، في حالة تنزيله مسبقا، يرجى تجاهل هذه الخطوة.